Capítulo 1 - Principios de la Gestión del Tiempo

!Espera! Antes de empezar, vamos a asegurarnos de que en verdad terminamos.

Me doy cuenta que, como administrador de sistemas (System Administrador, SA), está inundado de constantes interrupciones. ¡El teléfono suena, un cliente ¹⁾ lo detiene con preguntas, el correo suena avisando la llegada de un nuevo mensaje, y alguien en el Messenger (IM) está intentando llamar su atención. Caramba, apuesto que alguien lo interrumpió mientras leía este párrafo.

No voy a cubrir como lidiar con las interrepuciones sino hasta el siguiente capítulo, y espero no se ofenda, pero a este paso, me preocupa no poder llegar muy lejos. Para mitigar este problema voy a compartir una tip del Capítulo 2, que, si se implementa, lo protejerá de las interrupciones de aquí a cuando tratemos el tema de las interrupciones adecuadamente.

Supongamos que está en un ambiente con dos SAs. Usted y su compañero llegan a un acuerdo de establecer un mutuo escudo de interrupciones. Antes de la hora de comida, usted cubrirá todas las interrupciones de manera que su compañero podrá trabajar en los proyectos. Después de la hora de comida, su compañero cubrirá todas las inerrupciones de manera que usted podrá trabajar en los proyectos. Obviamente, si hay una emergencia o una solicitud urgente la cual solo usted puede hacerse cargo, dejará lo que esté haciendo. De todas maneras, usted encontrará que organizando así sus días, verá una mejora inmediata en la cantidad de trabajo avanzado en el proyecto que esté haciendo. Además encontrará algo de tiempo para leer este libro.

Este método funciona particularmente bien cuando hay muchos SAs. Una vez pertenecí a un equipo muy grande, y éramos capaces de asignar barreras horarias de “captura de interrupciones” que permitían al resto del equipo enfocarse en el proyecto que trabajaban, pero solo una hora por día.

Este método puede adaptarse a un único SA también. Si eres el único SA, habla con tu jefe sobre como improvistar algún sistema equivalente. Por ejemplo, la Dirección puede hacer saber a los usuarios que las tardes están reservadas para el “tiempo de proyectos”, y que las solicitudes no urgentes deben enviarse por correo electrónico a usted (o a su sistema de seguimiento de solicitudes) para ser procesadas a la mañana siguiente. Esto puede coincidir con el flujo natural de una oficina. Por ejemplo, si la mayoría de las interrupciones se producen por la mañana, será más fácil programar la tarde como “tiempo de proyectos”. Puede que sea más apropiado hacerlo sólo cuando un proyecto especial y visible esté por llegar. Por ejemplo, tu jefe te asigna un proyecto que beneficiará a muchos aspectos de la empresa. Esta es una oportunidad para pedir una dispensa especial para que el proyecto se realice rápidamente.

También hay maneras físicas que se pueden hacer para protejer su “tiempo de proyectos.” Obviamente, si tiene una oficina, puede cerrar la puerta para evitar visitas casuales y visitas sociales. Una técnica mas efectiva es asegurarse que los clientes deban pasar su Barrera 1 de sysadmins (atención al cliente) para luego poder pasar a la Barrera 2 (usted). Si usted es un SA senior, reacomode los lugares de asiento para que la gente deba pasar por un SA junior antes de llegar a usted. El rol de un SA junior es capturar el 80 por ciento de las interrupciones y dejar el 20 por ciento a las cosas que solo usted puede hacer. La clave de esto es la ubicación física. Camine 15 metros desde su escritorio, dé la vuelta, y camine de regreso a su asiento mientras imagina que es un típico cliente. ¿Qué es lo que ve?. Asegúrese que sea la persona que atenderá a los clientes y trabajará en todas las solicitudes de soporte de la Barrera 1.

Vaya ahora y acomode su escudo de interrupciones en este momento. Aquí lo espero.

Hey, ¿que parte de “ahora” no entendió? ¿No hizo el reacomodo verdad? Por favor, vaya ahora antes de continuar. En verdad quiero que pueda leer este libro.

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