1.2 - Los Principios de la Gestión del Tiempo para SA

Hay seis principios que son la base para todas mis técnicas. No digo que cualquiera de estas son de mi invención, pero ciertamente pongo mi toque en ellas. Usted verá estos principios en todo el libro:

• Una “base de datos” de información para gestionar el tiempo (use un organizador).

• Conservar la capacidad intelectual (brain power) para lo que sea importante (conservar RAM).

• Desarrollar rutinas y apegarse a ellas (reuse código; no reinvente la rueda).

• Desarrollar hábitos y mantras (sustituya cálculos en tiempo real con decisiones previamente calculadas).

• Mantenerse concentrado durante la “hora de proyecto” [Project Time] (sea como un semáforo del kernel).

• Gestione su vida social con las mismas herramientas que usa para su vida laboral (la vida social no es una opción adicional).

Veamos cada uno de estos principios a gran detalle.

Una herramienta central para gestionar el tiempo es su Personal Digital Assistant (PDA) o Personal Analog Assistant (PAA), el cual usará para almacenar su lista de tareas, calendario, y lista de propósitos de vida. Estoy seguro que sabe que es una PDA: una Palm Pilot, Zaurus, o un producto similar ¹⁾. Una PAA es el equivalente al papel. Usted las ha visto de muchas formas y nombres como organizadores, planificador, agenda, etc.

Si elige usar una PDA o PAA, se convertirá en la plataforma para todas las técnicas en el resto del libro. Al poner toda su información en un solo lugar, no tendrá que saltar entre sistemas diferentes. Si usted tiene hábitos desorganizados, esta será la herramienta para organizarse. Si es demasiado organizado, esta será su herramenta para reducirse a un sistema básico y simple que le ahorre tiempo y lo prevenga de gastar su tiempo organizando su organización.

Voy a usar el término organizador para referirme ya se a un PDA o un PAA (o un teléfono inteligente). No importa que tan actualizado o desactualizado esté usted en tecnología. Cuando específicamente mencione PDA o PAA, voy a estar refiriéndome a una técnica o ejemplo que puede solo ser usado con este tipo de organizador.

Vamos a asegurarnos de que su organizador sea algo en lo que pueda confiar. Lo que escriba en el organizador no será olvidado, borrado o perdido y no va desaparecerá como tinta invisible. Hasta que no confíe en su organizador, no se le van a facilitar las técnicas para la gestión de su tiempo. El desarrollo de esta confianza, como la formación de un nuevo hábito, lleva su tiempo.

Es importante tener un cerebro despejado. Un cerebro desordenado está lleno de distracciones que le impiden mantener la concentración. Va a aprender a usar almacenamiento externo para cualquier cosa en la que no se esté enfocado en ese momento.

No lo tome personal, pero su cerebro no es tan bueno para recordar cosas como lo es un pedazo de papel o una computadora. No use su cerebro para realizar un seguimiento de las tareas o citas. Use su organizador, una base de datos de seguimiento de solicitudes, una wiki, o cualquier otra cosa que no sea su cerebro.

Su cerebro solo tiene cierta cantidad de capacidad. Es RAM o CPU, dependiendo de como se imagine el cerebro. Si usted desordena su cerebro con el conocimiento de todas las tareas que necesita hacer en el futuro, eso le quita espacio a la tarea en la que esta trabajando en ese momento.

De hecho, cuando estoy trabajando en el Proyecto A, pero preocupado por el Proyecto B, la mejor cosa que puedo hacer es escribir el Proyecto B en mi lista de tareas e intentar sacarlo de mi cabeza. Entonces, puedo enforcarme en el Proyecto A. Le confío a la lista de tareas que “recuerde” B por mi, y así no tengo que seguir desperdiciando energía mental en ello.

Puede que sea mentira, pero se cree que el guarda ropa de Albert Einstein contenía siete trajes idénticos, uno para cada día de la semana. Esto era, según la historia, para conservar su capacidad mental para la física y no gastarla en la mundana tarea de decidir que debía ponerse cada día. Puede ser ese el porqué Steve Jobs siempre viste camisas negras de cuello de tortuga. (Personalmente, yo tengo muchos pares idénticos de calcetines, pero esto es solo para no tener mas de un calcetín sin par cuando voy a la lavandería.)

Con la ayuda de este libro, va a eliminar la excusa de “lo olvidé” de su vocabulario. Puede olvidar por cualquier otra razón alguna “fecha límite”, pero no será porque estaba inentando recordar tantas cosas que su memoria se bloqueó.

Tener las tareas, instrucciones y conocimiento fuera de su cerebro y ponerlo sobre papel o almacenamiento digital es el primer paso para obtener ayuda con esas tareas. Mientras nuestros cerebros son single-user, y nadie, espero, puede leer nuestras mentes, los formatos externos son multi-user y abren la posibilidad de que otros nos ayuden con nuestro trabajo. Por ejemplo, documentar un procedimiento y ponerlo en un sitio web significa que otras personas pueden estudiar y, con suerte, hacer el procedimiento. El uso de una base de datos de seguimiento de solicitudes significa que otros SV pueden tomar elementos, los clientes pueden ver el progreso de sus solicitudes y la dirección puede recopilar estadísticas. ¿Por qué intentar memorizar la lista de servicios que hay que probar después de actualizar un sistema operativo? Guarde la lista en una hoja de cálculo en lugar de en su cerebro. Ahora puedes compartir la hoja de cálculo con otros para ver si le falta algo.

Un buen desarrollador de software trata de ser perezoso: si un trozo de código funciona, lo reutiliza tan a menudo como sea posible. Escribo mucho código Perl. La gente cree que soy un experto en Perl. La realidad es que conozco unos 10 modismos de Perl realmente buenos, y los reutilizo una y otra vez. Rara vez un programa está realmente escrito desde cero. Vas a administrar tu tiempo de la misma manera. Vas a convertir la actividad regular en rutinas para que pases menos tiempo planificando cosas que van a suceder de todos modos.

Solía pasar horas cada semana jugando a llamar por teléfono para averiguar cuándo podía hablar con mi jefe. Ahora nos reunimos a la misma hora cada semana para una breve reunión de estado. Ya no hay que adivinar. Es una rutina que tenemos. Establecer esta rutina nos ahorra tiempo a ambos y reduce el “pensamiento” que tenemos que hacer cada semana.

Para asegurarme de que no pierdo mucho tiempo gestionando todas mis técnicas de gestión del tiempo, también las incluyo en una rutina. Al principio del día, antes de consultar el correo electrónico, reviso mi lista de tareas y establezco las prioridades del día.

Es importante mantener las rutinas porque los demás empiezan a contar con ellas. Eso les ayuda a planificar sus días. A todo el mundo le ayuda.

Los hábitos son rutinas que se hacen sin tener que pensar. Los mantras son activadores mentales de las reglas del juego.

Cada domingo lleno el depósito de gasolina. Es un buen hábito. A veces ni siquiera recuerdo por qué lo hago, pero confío en el hábito y lo uso. Ah, es cierto. Todo empezó porque a menudo llegaba tarde al trabajo el lunes por la mañana y no quería llegar más tarde por tener que parar a llenar el depósito. Ahora es un hábito. A menos que mi tanque esté completamente lleno, siempre lleno el tanque el domingo.

Las reglas empíricas son como hábitos que no se dan con regularidad. Son formas de registrar mentalmente las respuestas que suelen ser buenas para determinadas situaciones. Cuando activo una regla empírica, tengo un mantra, o refrán, que la acompaña. En el caso de las pequeñas tareas en las que suelo procrastinar, mi mantra es:

Más vale pronto que tarde.

Por ejemplo, una vez tuve que vaciar periódicamente la cubeta de agua de un aparato de aire acondicionado portátil en un pequeño armario para servidores. (Sí, a largo plazo, la mejor solución es instalar un tubo de desagüe o utilizar un refrigerador que evapore el agua en el escape. Esta era una solución temporal). La cubeta tenía dos niveles: “Es hora de vaciar la cubeta” y “Idiota, deberías haberlo vaciado ya”. Podía pasar una semana antes de que el nivel de agua alcanzara la primera marca, lo que me daba una buena excusa para ignorar la cubeta durante días. Esto causaba tres problemas. En primer lugar, vaciar la cubeta cuando estaba muy llena era mucho más difícil que vaciarla cuando estaba bastante llena. En segundo lugar, la suerte quiso que la mayoría de las veces que noté que el nivel de agua era demasiado alto para ignorarlo, siempre parecía ser al final del día cuando tenía que estar en algún sitio después del trabajo. Ahora llegaba tarde porque tenía que dedicar 15 minutos a vaciar el agua. En tercer lugar, y lo más importante, corría el riesgo constante de que la cubeta se desbordara. Aunque un detector de la unidad desconectaba automáticamente el aire acondicionado antes de que la cubeta se desbordara, este dispositivo de seguridad podía provocar una temperatura en la habitación lo suficientemente alta como para freír todos los servidores.

Como se puede adivinar, todo esto mejoró cuando empleé mi mantra “Más vale pronto que tarde”. La primera vez que noté que el nivel de agua superaba la primera marca, me dije a mí mismo: “Más vale pronto que tarde” y vacié el cubo. Problema resuelto. Este mantra está estrechamente relacionado con el adagio “Una puntada a tiempo ahorra nueve”.

Con el tiempo, los hábitos y los mantras se convierten en una segunda naturaleza. Desarrollar hábitos y mantras son inversiones que hacemos para que nuestro cerebro no se desordene a largo plazo. Cuando se convierten en una segunda naturaleza, se mantienen fuera del camino de nuestros pensamientos habituales y, por tanto, no corren el riesgo de violar nuestro principio de conservar la RAM.

He aquí otro mantra que me ha servido mucho:

Confía en el proceso.

En algunos capítulos, recomendaré dedicar cinco minutos cada mañana a planificar el día. Irónicamente, son los días agitados los que más te tientan a saltarte los cinco minutos de planificación, y sin embargo son esos días los que la planificación es más beneficiosa. Me digo a mí mismo: “Confía en el proceso” y planifica. Siempre me alegro de haberlo hecho.

Cuando tu cerebro está lleno de pensamientos negativos o tóxicos como “lo haré más tarde” o “estoy demasiado ocupado para pararme cinco minutos a planificar mi día”, un mantra tiene el poder de llenar tu cerebro con un pensamiento positivo, exprimiendo la negatividad. Si puedes actuar durante el fugaz momento en que el mantra llena tu cerebro, estarás realizando una acción positiva antes de que el pensamiento negativo pueda volver.

Este es un punto realmente importante. Puedes entrenarte para engañar tu cerebro.

Anteriormente en este capítulo he hablado de la importancia de gestionar las interrupciones. Todo eso forma parte de mantener la concentración. Las interrupciones son el enemigo natural de la concentración. Aprenderás a utilizar tu organizador y otras técnicas para mantener la concentración.

Las distracciones son tan… ¡distractivas! Piensa en cómo funciona un sistema operativo. Cuando es necesario realizar operaciones de tiempo crítico, el núcleo bloquea todas las demás tareas y trabaja exactamente en una tarea hasta que ésta se completa. Por ejemplo, cuando se asigna memoria a una tarea, el núcleo bloquea todos los demás accesos a la tabla de memoria para que ésta se realice correctamente, sin que varios procesos intenten modificar las tablas de asignación al mismo tiempo. Como SA, quieres el mismo tipo de enfoque láser cuando estás trabajando.

Los diseñadores de sistemas operativos hacen todo lo posible para asegurarse de que un proceso pueda volver de una interrupción rápidamente (especialmente el constante intercambio entre procesos en un sistema operativo multitarea). Lo hacen porque saben que el tiempo empleado en volver de una interrupción es una pérdida de tiempo y debe minimizarse. Tú deberías hacer lo mismo.

Por último, pero no menos importante, no olvide divertirse. Las mismas herramientas que utilizamos para asegurarnos de que hay tiempo suficiente para nuestros proyectos importantes en el trabajo pueden utilizarse para asegurarnos de que no perdemos la vida social y la vida familiar que queremos tener.

En lo último que alguien piensa es: “Dios, ojalá hubiera pasado más tiempo en la oficina”.

Al utilizar las mismas herramientas para organizar tu vida laboral y no laboral, ¡aumentas la práctica en el uso de estas técnicas! Cuanta más práctica, más rápido desarrollarás mejores hábitos de organización. Además, aprovechas algunas técnicas buenas y probadas en lugar de reinventar la rueda.

Esto no quiere decir que tu vida social vaya a ser estructurada y programada al minuto. No hay nada de malo en programar una tarde para hacer el tonto.

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