La falta de concentración no sólo proviene de las interrupciones externas. Nosotros también tenemos la culpa: ponemos música, tenemos fondos de pantalla que se actualizan mágicamente, tenemos salas de chat IRC que se desplazan y clientes de mensajes instantáneos que intentan captar nuestra atención. El desorden distrae al ojo, que a su vez distrae al cerebro. Un escritorio desordenado (tanto físico como en el ordenador) está lleno de distracciones.
Dedica unos minutos a limpiar tu escritorio. Personalmente, me resulta muy difícil limpiar mi escritorio, así que he desarrollado un mantra de limpieza de la oficina:
En caso de duda, tíralo.
A continuación, sigo este plan de tres pasos:
Dentro de tres meses necesitaré una fuerza de voluntad extrema para tirar el sobre sin mirar el contenido. La cuestión es que no paso mucho tiempo pensando en cada cosa y preocupándome de que pueda necesitarla más adelante. Cuando me decido a tirar el sobre me repito el siguiente mantra:
En caso de duda, tíralo. Si alguna vez lo necesito, puedo pedir una copia.
También me ha resultado útil retirar carteles, calendarios y otras cosas que están en mi línea de visión directa. Todavía tengo muchos carteles, pero no están en mi línea de visión directa. Cuando estoy sentado en mi escritorio frente al ordenador, quiero paredes en blanco, nada que me distraiga.
Por último, una vez que tengas un entorno de trabajo visualmente despejado, haz lo mismo con tu ordenador. Elimina los iconos del escritorio, apaga todos los clientes de mensajería instantánea, los reproductores de música, los teletipos de bolsa y los teletipos de noticias, y cierra tu programa de correo electrónico. Soy un adicto al correo electrónico, y si sé que tengo un nuevo correo, lo leo. Podría pasarme todo el día esperando el siguiente mensaje de correo electrónico. En cambio, es mucho mejor abrir el programa de correo electrónico cada dos o tres horas, leerlo todo y cerrar el programa. No me preocupa perderme los mensajes urgentes. Si es tan urgente que se va a acabar el mundo, estoy seguro de que alguien pasará por mi despacho y me lo dirá (o quizás vea una visión que me diga lo que tengo que hacer).
Dos cosas que han contribuido a mi productividad: una reducción significativa de los juegos de ordenador y el alejamiento de la mensajería instantánea cuando tengo que trabajar.
Victor Raymond http://www.livejournal.com/users/badger2305
Dedica unos minutos ahora mismo a hacer todas estas cosas.
No, en serio, deja de leer y hazlas. Te prometo que este libro estará aquí cuando hayas terminado. Sé que te gustan las cosas que te distraen y odias verlas desaparecer. Tú también les gustas. Por eso siempre están apareciendo y diciendo: “¡Mírame! Mírame!” Deshazte de ellas.
Don Aslett ha escrito varios libros sobre cómo deshacerse del desorden tanto en el hogar como en la oficina. Mi favorito es Clutter's Last Stand: ¡It's Time to De-Junk Your Life! (Adams Media Corporation). Los consejos son muy prácticos y su estilo de escritura es a menudo hilarante.
He conocido a personas que dicen que trabajan mejor con muchas distracciones, como tener la televisión o la radio de fondo. Cuando somos más jóvenes y no nos importa tanto la disciplina, tener muchas distracciones no parece un problema. También tenemos menos responsabilidades y plazos, además de menos presión para hacer las cosas. A medida que envejecemos, nuestras necesidades cambian y el entorno en el que nos sentimos cómodos trabajando también cambia. Prueba a desordenar tu entorno de trabajo durante una semana y comprueba si te ayuda. Es posible que te saque de los hábitos desarrollados cuando eras, básicamente, una persona diferente.
La administración de sistemas es un trabajo en el que la multitarea es la norma. Estamos descargando las nuevas ISOs de nuestra distro de Linux favorita mientras restauramos un archivo desde una cinta de backup, y leyendo el correo electrónico mientras respondemos a un IM; mientras tanto, tenemos 15 ventanas abiertas cada una haciendo algo diferente. Nos encanta.
Esto es algo bueno. Si vamos a tardar una hora en descargar una imagen ISO, el mejor uso de nuestro tiempo es iniciarla y luego hacer otra cosa. Una vez que la descarga se inicia con éxito, no necesita nuestra atención. Podemos volver a comprobarlo más tarde.
El problema es que a veces nos extendemos demasiado. Nos confundimos. Cometemos errores y tenemos que dar un rodeo para arreglar los problemas que hemos causado. También he visto a administradores de sistemas con tantas ventanas abiertas que pasaban más tiempo buscando la ventana adecuada para realizar una tarea que haciendo el trabajo en esa ventana.
He aquí algunos trucos que me ayudan:
tail -f /var/log/mail.log para mostrar el archivo de registro en tiempo real, imprimiendo más líneas a medida que aparecen en el registro. Deja que se ejecute mientras realizas los otros pasos.echo test | mail -s test testuser@example.com. Utilizarás el historial de comandos para repetir ese comando una y otra vez cada vez que necesites enviar un mensaje de prueba.Ahora puede ver todas las pantallas relacionadas al mismo tiempo, lo que facilita su trabajo. Puedes cambiar entre las distintas facetas de lo que estás haciendo moviendo los ojos, no escribiendo comandos. Mucho mejor.
A algunas personas les resulta más fácil concentrarse en determinados momentos del día. Parte de la creación de un entorno que fomente la concentración es averiguar cuál es el mejor momento para estar concentrado, es decir, cuándo te cuesta menos esfuerzo mantenerte concentrado. Cuando programo la actividad mental para mi hora de máxima concentración, siento que he cambiado a mi “gran cerebro”. Tómate un momento para pensar en las diferentes partes del día. ¿Crees que tu cerebro funciona mejor por la mañana? ¿A media mañana? ¿Después de comer? ¿Por la tarde? ¿Al final de la tarde? ¿Por la noche? Rara vez las personas técnicas se llaman a sí mismas “personas matutinas”, pero eso podría no estar relacionado con su capacidad de concentración una vez que se levanta de la cama.
Tu hora punta de actividad física puede ser diferente a tu hora pico de actividad mental. Si eres como yo, te sientes somnoliento después de comer y te encuentras cabeceando en tu puesto de trabajo y no puedes mantener la concentración. Aprovecha lo que de otro modo sería un periodo de “inactividad” mental y dedica ese tiempo a hacer trabajo físico, como instalar nuevo hardware en un rack o pasar cables.
Una vez que hayas determinado tu momento de máxima concentración, ¿cómo puedes aprovecharlo al máximo? Reorganiza tu día para trabajar en proyectos durante la hora pico. Si tienes una reunión programada durante esa hora, muévela. No utilices las horas pico para ponerte al día con el correo electrónico o hacer llamadas telefónicas. Esas pueden ser tareas importantes, pero no requieren tu gran cerebro. (En el capítulo 5, hablo más sobre la planificación del día).
La regla de la primera hora es que la primera hora de la jornada laboral suele ser la más tranquila en una oficina. No soy una persona madrugadora, pero si puedo llegar al trabajo temprano, puedo hacer mucho más en la primera hora que durante todo el resto del día debido a la falta de interrupciones.
¿Cómo pasas la primera hora del día? Seguro que la pasas poniéndote al día con el correo electrónico y el buzón de voz. En lugar de dejar que estas tareas consuman tu primera hora, ¿por qué no compruebas tu correo electrónico en busca de líneas de asunto que parezcan importantes (o correos electrónicos de tu jefe), los lees y luego apagas tu cliente de correo electrónico? Ahora dedica esa primera hora a un proyecto. No tendrás tantas interrupciones y el correo electrónico estará ahí cuando termines. Además, si vas muy temprano, no hay nadie en la oficina que pueda leer tus respuestas, así que ¿qué prisa hay?
Si tienes un sistema de monitorización de la red (y deberías tenerlo) puedes comprobar la vista del panel de control y estar seguro de que todo está bien y no tienes que buscar información más detallada sobre el estado del sistema. Por ejemplo, yo utilizo el programa de código abierto Nagios (http://www.nagios.org) para supervisar los servicios de los que soy responsable, como los servidores de correo electrónico, los routers, los servidores web, etc. Cuando llego por la mañana, puedo mirar la página de resumen y ver que todos los indicadores están en verde y estar seguro de que puedo dedicar mi primera hora a los proyectos, sin preocuparme de que algo esté caído y yo no lo sepa. Empecé mi configuración de Nagios muy pequeña, sólo monitorizando si un determinado router estaba funcionando y si el puerto SMTP estaba respondiendo en nuestro servidor de correo electrónico. A partir de ahí fui ampliando la configuración a medida que cada interrupción me ayudaba a encontrar algo más que debía ser monitorizado. (Se puede encontrar más información sobre Nagios en Essential System Administration de O'Reilly).
Si la regla de la primera hora le funciona bien, conviértala en la regla de las dos primeras horas llegando a la oficina una hora antes.
Apliquemos la estrategia de la primera hora a los parques de atracciones. Una atracción del parque de atracciones suele durar cuatro minutos, y se tarda aproximadamente un minuto en llegar a la siguiente. Son cinco minutos por atracción. Si no tuvieras que esperar en la cola, podrías montar en 20 atracciones por hora. Si hay 60 atracciones en un parque de atracciones típico, podrías terminar en unas vertiginosas tres horas. Ese es el tiempo que transcurre entre el desayuno y la comida.
Sin embargo, el parque suele estar muy concurrido, y si esperas 25 minutos en la cola para cada atracción, sólo podrás montar en 2 por hora (25 + 4 + 1 o 30 minutos en cada atracción). A ese ritmo, el mismo parque llevaría tres días de 10 horas.
¿Quién tiene tiempo para eso?
Si sólo pudieras apilar la baraja y tener todo el parque casi completamente para ti, para que no haya esperas. Resulta que esto es fácil. Muchos parques abren una hora antes de lo que anuncian. Si llegas a esa hora, prácticamente tienes todo el parque para ti. Por ejemplo, Disneylandia varía la hora de apertura a lo largo del año. Hay un número de teléfono al que llamar para saber la hora de apertura de mañana. Sea cual sea la hora que diga, preséntese una hora antes y verá que la puerta está abierta. Es cierto.
En esa primera hora podrá subir a 20 atracciones porque el parque estará prácticamente vacío. A medida que lleguen más visitantes y las colas se alarguen durante las dos horas siguientes, podrá subir a un número algo menor de atracciones. Cuando las colas se alarguen, almuerce temprano mientras los demás pierden el tiempo haciendo cola. A mediodía, las colas de las atracciones se acortan porque todo el mundo (excepto usted) es tan tonto como para querer almorzar justo a mediodía. Pronto habrás estado en todas las atracciones que quieras, y podrás pasar la tarde y la noche repitiendo las atracciones que realmente te gustaron, o asistiendo a las demás atracciones del parque.
Mientras tanto, los demás tendrán que quedarse tres veces más tiempo que tú o sólo podrán disfrutar de un tercio del parque.
Algunos parques cobran por las entradas del carril exprés, que te permiten saltar a la primera fila. Ahora que ya sabes los cálculos, puedes decidir mucho mejor si esas entradas merecen la pena.