3.2. Cómo desarrollar tus propias rutinas

Ahora que has visto algunos ejemplos de rutinas que me funcionan, ¿cómo puedes desarrollar rutinas para ti? Aquí tienes algunas cosas que debes buscar:

  • Eventos repetidos que no están programados. A menudo hay una tarea o una reunión que se repite muchas veces a la semana (o al mes) y que no está programada con regularidad. ¿Ayudaría a las cosas si se programara con antelación? ¿Gasta más energía programando la reunión que preparándola? Si es así, elabore un calendario. Proponga una hora y un día regulares o una serie de fechas y horas y consiga un acuerdo por adelantado.
  • Tareas de mantenimiento. Muchas TI son como la jardinería: hay que desbrozar un poco cada semana; no se puede hacer todo el desbroce en un fin de semana maratoniano al principio del verano y luego no desbrozar durante el resto de la temporada. Si hay que hacer un poco cada día, semana o mes, conviértelo en una rutina. Si estás limpiando un almacén, haz una hora de trabajo cada día. Si está auditando su base de datos de usuarios en busca de personas que han dejado la empresa, revise 100 cuentas cada día hasta que termine.
  • Relaciones y redes profesionales. Las relaciones requieren mantenimiento y también son similares a la jardinería (crecen si se trabaja con diligencia, se mueren de hambre si se ignoran y mueren si se les presta demasiada atención). Hay cuatro grupos de personas con los que debes mantener relaciones: tus clientes (o tu único punto de contacto para cada grupo de clientes), tu personal (que depende de ti), tus compañeros y tu(s) jefe(s). ¿Se pone en contacto habitualmente con cada uno de ellos? La clave de la creación de redes (del tipo de carrera, no del tipo de datos) es mantener las relaciones durante todo el año, no sólo cuando se busca un nuevo trabajo. Programe un almuerzo una vez al mes con su mentor o con una persona que forme parte de su red.
  • Cuando se tarda más en procrastinar que en actuar. Si te das cuenta de que pasas más tiempo pensando en una tarea que el que tardarías en hacerla, hazla. (No hay que confundir el hecho de pensar en hacer una tarea con el hecho de pensar en ella).
  • Cosas que se olvidan a menudo. La próxima vez que te encuentres en un aprieto porque has olvidado algo, desarrolla una rutina para evitar que ocurra en el futuro. Cuelga las llaves en el mismo lugar cada noche al llegar a casa y desarrollarás el hábito de cogerlas cada vez que salgas. O, si tienes que llevarte algo al salir, úsalo para bloquear la puerta y así estarás seguro de verlo al salir. Es importante comunicar estas rutinas a tu(s) pareja(s). No sirve de nada colocar siempre la cartera y las llaves en la mesa del vestíbulo si tu pareja siempre va a “guardarlas” en otro lugar.
  • Tareas intrascendentes o de baja prioridad que pueden omitirse ocasionalmente pero que no deben hacerse. A menudo hay tareas que pueden saltarse una vez y no pasará nada malo. Sin embargo, si te las saltas demasiadas veces, tendrás problemas. Esto incluye cosas como cambiar las cintas de seguridad, pedir suministros, etc. Poner “pedir suministros” (o lo que sea la tarea) en tu PDA/PAA repitiendo la lista de recordatorios para cada lunes. Es mejor ignorar el recordatorio cuando no hay nada que pedir (o hacer) que olvidarse de hacerlo.
  • Desarrollar nuevas habilidades. Algunas personas se quejan de que nunca tienen tiempo para formarse. Otros programan una clase de formación al año sin saber cuál será. Nunca va a suceder si no lo haces.
  • Mantenerse al día. Es mejor programar una hora a la semana de “tiempo a puerta cerrada” para leer revistas que intentar ponerse al día cada pocos meses. Tira todas las revistas que no hayas leído una vez al mes, si no te has puesto al día para cuando llegue el siguiente número, no lo harás. Si no tienes un despacho con una puerta que puedas cerrar, busca otro espacio que esté alejado del tráfico de personas.

Reunirse regularmente con el SPOC

Cuando estaba en los Laboratorios Bell, cada administrador de sistemas atendía a dos o tres grupos de clientes (todos dábamos soporte a toda la red, pero cada SA debía centrarse en un segmento de clientes concreto). Teníamos que reunirnos con el Punto de Contacto Único (Single Point of Contact, SPOC) de cada grupo, junto con el jefe de departamento (la persona que pagaba las facturas de ese grupo).

Fue difícil conseguir que los jefes de departamento cumplieran sus horarios, pero cedieron cuando se les prometió que la reunión no duraría más de 15 minutos y que siempre empezaría a la hora.

Los jefes de departamento descubrieron que era revolucionario poder comunicar sus necesidades directamente al personal de TI en lugar de jugar al gato y al ratón. A menudo pedían prolongar la reunión más allá de los 15 minutos, o utilizaban los primeros 15 minutos para establecer objetivos, y el administrador del sistema y el SPOC continuaban la reunión para trabajar en los temas planteados.

Algunos jefes de departamento se resistieron, diciendo que delegaban “todo ese tipo de cosas” en su SPOC. Sin embargo, descubrimos que sin la persona que pagaba las facturas en la sala, las reuniones no eran tan eficaces. Con el tiempo, conseguimos celebrar reuniones periódicas con cada grupo de clientes SPOC y jefe de departamento porque nuestra capacidad de escucha, y las acciones posteriores, demostraron el valor de las reuniones.

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