10.1 - Gestión del Correo Electrónico

El lector de correo electrónico no es la herramienta más eficaz para gestionar el tiempo. Cualquiera que haya tratado de utilizar su bandeja de entrada como lista de tareas, lo descubre rápidamente. Funciona muy bien durante uno o dos días, pero de repente recibes una avalancha de correos electrónicos y todo se va al caño. Los mensajes se mezclan con los elementos que hay que hacer, y no hay forma de priorizar o hacer un seguimiento de las cosas.

Por lo tanto, mi recomendación es mantener la bandeja de entrada limpia.

Para mantener tu bandeja de entrada limpia, tienes que tener un plan sobre lo que vas a hacer con cada mensaje de correo electrónico que recibas. Cada posibilidad tiene que terminar con “eliminar el mensaje”, o tu bandeja de entrada empezará a llenarse. De hecho, si no lo borras pronto, te quedarás atascado repasando los mensajes antiguos para saber qué hacer con ellos. Eso significa que leerás cada mensaje de correo electrónico dos veces (quizá más) antes de actuar sobre él, lo que no es muy eficiente.

En el capítulo 2, cuando nos ocupamos de las interrupciones, utilizamos un sistema llamado delegar, registrar, hacer. Para tratar el correo electrónico, tenemos algunas opciones más:

• Filtrar

• Borrar lo no leído

• Leer y…
  • Borrar
    
    
  • Archivar
    
    
  • Responder, luego borrar
    
    
  • Delegar o reenviar, luego borrar
    
    

• Hacerlo ahora, y luego borrarlo
  
  

Sé que para un usuario experimentado del correo electrónico como tú estos puntos parecen obvios y se explican por sí mismos, pero permíteme. Puede que sepas cómo gestionar el correo electrónico, pero ¿lo estás haciendo realmente? Las siguientes secciones entran en más detalle e incluyen consejos que he recogido por el camino.

Los filtros de correo electrónico son una parte importante de mi gestión del correo electrónico. Al tener el correo electrónico filtrado automáticamente basado en el contenido, el asunto, o de quién es el correo electrónico, puedo establecer rutinas.

La mayor parte de mi correo electrónico proviene de listas de correo a las que estoy suscrito. Creo una carpeta para cada lista de correo a la que estoy suscrito y configuro filtros automáticos para archivar los mensajes de cada lista de correo en su carpeta correspondiente.

Agrupo las carpetas en dos carpetas principales o grupos. El primer grupo son las carpetas (listas de correo) que leo todos los días. Para mí, esto es como leer el periódico diario. Intento que este grupo sea lo suficientemente pequeño como para poder leer todos los mensajes que se acumulan cada día en 15 minutos.

El otro grupo de carpetas es para mis listas de correo menos importantes. Para éstas, si no he llegado a leer la carpeta antes del viernes, vacío toda la carpeta sin leer nada de su contenido. Así evito acumular megabytes de mensajes obsoletos. Lo borro con tranquilidad: si fuera realmente importante, también lo habría visto en otra parte.

También tengo un grupo no oficial de listas de correo. Son las listas que reciben mensajes tan raramente que no tiene sentido establecer un filtro para ellas. Es mejor que vayan directamente a mi bandeja de entrada. Un ejemplo de esto es la lista que anuncia las nuevas versiones del programa sendmail de Unix. Los anuncios son lo suficientemente raros como para dejarlos llegar a mi bandeja de entrada, y configurar un filtro sería más trabajo del que vale. Gestionar un montón de carpetas, normalmente vacías, sería un dolor.

Tengo otra regla sobre las listas de correo electrónico. Una vez al mes evalúo las listas a las que estoy suscrito y me doy de baja de una de ellas. Se trata de una rutina (véase el capítulo 6) que programo para el primer día de cada mes. Algunos meses es fácil: me he apuntado a una lista que ha resultado no ser muy útil. Otros meses no es tan fácil, pero lo hago igualmente. Si no, acabaré en todas las listas de correo electrónico del planeta. Esto es similar a lo que hacen algunas personas para mantener sus armarios organizados: cuando compran ropa nueva, se deshacen de un número igual de ropa vieja. He aquí un mantra para ti:

Si no estás seguro de si una lista de correo electrónico es útil, no lo es.

La siguiente categoría de mensajes de correo electrónico son los que puedo eliminar sin leer. Suelen ser anuncios de mantenimiento del supervisor del edificio, spam u otros correos electrónicos “explosivos” que sé que tienen poca relevancia para mi vida.

Cuando estaba en los Laboratorios Bell, a menudo recibía un anuncio impreso en el buzón de mi oficina en el que se me informaba de que unas obras iban a bloquear una entrada concreta. También recibía correos electrónicos al respecto, a menudo varias veces. Por supuesto, si conducía cerca de esa entrada, veía montones de obras y señales que me avisaban de que debía dar la vuelta. Con el tiempo, me di cuenta de que, a menos que el mensaje mencionara algo que afectara a los ordenadores (energía, refrigeración, etc.), podía borrar esos mensajes sin leerlos.

El correo electrónico que leemos tiene que ser procesado de alguna manera. Mi objetivo es tocar cada correo electrónico sólo una vez. Por tocar, me refiero a tratar con él y enviarlo a su lugar de descanso final. Si no tengo tiempo para leer un mensaje, lo dejo sin leer. He descubierto que cuando decido dejar un correo electrónico parcialmente leído en mi buzón para terminar de leerlo más tarde, siempre acabo leyéndolo todo de nuevo. Por lo tanto, estoy leyendo al menos una parte dos veces, lo que no es muy eficiente. Así que me he creado una regla: si empiezo a leer un mensaje, tengo que terminarlo y luego actuar sobre él utilizando uno de los métodos que se indican aquí.

Todos tenemos mensajes que podemos leer y borrar de inmediato. Estos son los mensajes que no requieren ninguna acción por nuestra parte. Los correos en los que me “marcan copia” a menudo entran en esta categoría, al igual que los mensajes de correo electrónico que simplemente reconocen que alguien recibió un correo electrónico que envié.

Recibo muchos mensajes automáticos de varios sistemas. Request Tracker de Best Practical me envía una copia de cualquier cambio en las solicitudes de ciertas categorías o colas. Esto me permite estar al tanto de lo que sucede. A menos que tenga que intervenir, puedo leerlos y borrarlos.

Intento no archivar mucho correo electrónico. Conozco a mucha gente que archiva todos los mensajes que recibe. Tienen 500 carpetas y dedican unos minutos a decidir la carpeta perfecta para cada mensaje. Yo prefiero: “En caso de duda, tíralo”. Si descubro que necesito esa información unos días más tarde, puedo encontrarla en la carpeta de la basura. Si la necesito mucho más tarde, puedo ir a la fuente original o encontrar a algún pobre tonto que se dedique a archivar meticulosamente cada mensaje que recibe.

Algunas personas configuran un filtro para guardar una copia de cada mensaje de correo electrónico entrante (excluyendo los de las listas de correo) en una carpeta de archivo. De este modo, confían en poder borrar cualquier mensaje sin preocuparse. Si más tarde descubren que no deberían haber borrado algo, pueden acudir al archivo. Creo que a medida que el espacio en disco se abarate, esto se hará más popular. Algún día el correo electrónico incluirá funciones especiales para gestionar mejor esta situación.

El correo electrónico que guardo va a una de las dos carpetas: Guardar y Recibos. Si es algo que documenta un intercambio financiero, lo pongo en la carpeta de Recibos. De lo contrario, va a la carpeta “Archivado”. Solía tener un millón de carpetas pequeñas, una para cada ocasión. Resulta que desplazarme por todas esas carpetas me llevaba más tiempo del que valía. Si lo necesito, está en Archivado o en Recibos.

El correo electrónico que requiera una respuesta debe ser respondido de inmediato para no hacer esperar a la gente.

El problema es que a veces la respuesta requiere mucho trabajo y no tengo tiempo para hacerlo en ese momento. En ese caso, meto el correo electrónico en mi sistema de gestión de listas de tareas para que no se pierda, pero puedo eliminarlo de mi bandeja de entrada.

Por ejemplo, mi respuesta suele ser: “Lo he añadido a la lista de tareas. Me pondré en contacto con usted con una respuesta completa antes de [insertar fecha]”. Luego reenvío el correo electrónico a nuestro sistema de seguimiento de solicitudes.

Con un sistema como RT de Best Practical (http://bestpractical.com), puedes hacerlo en un solo paso. Basta con reenviar el mensaje completo (con los archivos adjuntos y todo) a la persona y hacer una copia oculta (bcc) de la dirección de correo electrónico que crea los nuevos tickets de RT. Añade un mensaje en la parte superior que diga: “¡Hola! He recibido tu mensaje. Debería responderte antes de [insertar fecha] con una respuesta”.

Sin complicaciones.

A veces es más apropiado registrar la solicitud en tu organizador y enviar un correo electrónico a la persona cuando esperas tener una respuesta.

De cualquier manera, el mensaje queda registrado y ya no tiene que estar en tu bandeja de entrada.

(Si no tienes un sistema de seguimiento de solicitudes, te recomiendo encarecidamente que le des prioridad a la instalación de uno. Algunos de los mejores son gratuitos, incluido el mencionado RT).

Yo solía pensar que era educado responder a todos los correos electrónicos que recibía. ¿Correcto? Pensaba que era mi deber. Ahora respondo a muy pocos correos. Si alguien me envía un chiste, no respondo con un “Gracias, ha sido divertidísimo” o el más molesto “Caramba, llevo en la interweb desde 1987 y he visto eso un millón de veces”. Simplemente lo borro y sigo adelante.

A menos, claro, que el correo electrónico pida una respuesta específica. Entonces lo reenvío a la persona con una respuesta rápida. Al incluir el mensaje completo, no tengo que explicar el contexto. La vida es demasiado corta para escribir memos largos.

Algunos correos electrónicos requieren delegar una tarea en otra persona. Siempre envío una copia a la persona que ha hecho la solicitud para que sepa en quién se ha delegado. A veces creo un elemento pendiente en mi organizador para hacer un seguimiento del elemento en un día concreto, lo que me ayuda a mantenerme al tanto y a verificar que la tarea no se ha abandonado.

A veces, reenviar mensajes de correo electrónico a mi jefe o a mi equipo para mantenerlos al día no requiere un seguimiento. Tampoco respondo a los correos electrónicos que difunden las últimas bromas divertidas de Internet, como cuando me enteré de que un niño de siete años en Inglaterra, llamado Craig Shergold, está intentando entrar en el Libro de los Récords Guinness por acumular la mayor colección de postales. Oh, espera, eso es una leyenda urbana.

Las solicitudes que son importantes o rápidas de ejecutar deben hacerse ahora. Por lo general, se trata de peticiones del jefe o de solicitudes sencillas que requieren menos tiempo que enviarlas a un sistema de seguimiento de solicitudes o a un organizador. Si algo lleva menos de dos minutos, es menos trabajo hacerlo ahora que dedicar tiempo a registrarlo para hacerlo más tarde.

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