6.3 - Repetición de Tareas

La historia se repite. También lo hacen las reuniones de personal y de seguimiento, los cambios del petróleo, El Niño y un buen burrito. Muchas de las rutinas desarrolladas en el capítulo anterior se convierten en eventos recurrentes. Uno de los beneficios de un PDA sobre un PAA es que los eventos recurrentes pueden ser programados una vez, y el PDA hace el trabajo de calcular todas las fechas posteriores.

Estas son algunas de las cosas que puede querer poner en su calendario:

  • Reuniones semanales.
  • Citas periódicas.
  • Próximas conferencias.
  • Planes de vacaciones.
  • Plazos.
  • Invitaciones a fiestas. (Las grabo cuando confirmo mi asistencia. Incluso las grabo cuando para no repetir accidentalmente mi rechazo).
  • El calendario de fútbol de tu hijo.
  • La fecha en que suele salir el informe trimestral de tu empresa.
  • Cada uno de los cumpleaños que oyes mencionar. (¡Incluya a los famosos! Puede ser divertido señalar, el 20 de abril, que hoy es el cumpleaños de Tito Puente).

Tómate un momento para anotar esas cosas en tu PDA ahora mismo. Luego, adquiere el hábito de registrar cualquier nueva fecha en el momento en que la escuches.

Registramos lo que Valoramos

Anotar algo en su calendario es también una demostración de que lo valora. Cuando aceptas quedar con un cliente a una hora y en un lugar determinados, demuestras que valoras la cita cuando la registras delante de ella. Esto es válido tanto para las citas laborales como para las sociales. Imagina que invitas a alguien a una cita y luego, tras negociar una hora y un lugar de mutuo acuerdo, ella abre su agenda y anota la fecha. Es una sensación bastante satisfactoria, ¿verdad?

Un instructor de una clase de gestión del tiempo me contó cómo descubrió que su hija, de muy corta edad, entendía que una cita anotada es algo que no se olvida. Después de acordar llevarla al zoológico el fin de semana siguiente, sacó un gran lápiz de color verde y se inclinó hacia su PAA y escribió “¡ZOOLÓGICO!” en letras de dos pulgadas de alto. Fue completamente adorable.

6.3.1. Repetición de tareas en un PAA

Si utilizas un PAA, hay formas de no olvidar los eventos recurrentes. Básicamente se reduce a ser tu propio sistema de recordatorio. Yo mantengo una lista semanal, mensual y anual de recordatorios en mi PAA. Cada lunes, leo la hoja semanal y relleno los elementos de la semana que queda. El primero de cada mes, leo la hoja mensual y relleno los compromisos de este mes. El primer día del año, relleno los puntos anuales.

Para no ponerme demasiado fino, esto es exactamente lo que hago:

El marcador que utilizo en mi PAA es un soporte de plástico transparente para un pequeño trozo de papel. En ese trozo de papel he anotado todas mis reuniones semanales. El lunes marco mis reuniones semanales en los horarios de cada día de esta semana. Si tengo una semana ligera, simplemente uso la lista en mi marcador para consultarla cada día.

Los compromisos mensuales se procesan cuando cargo en mi PAA el relleno de hojas por día de los próximos 30 días. Eso puede ser en cualquier momento del mes. Aunque, para las reuniones mensuales, puede ser mejor marcar simplemente el calendario para el resto del año. Una organización sin ánimo de lucro con la que trabajo publica cada diciembre una lista de todas sus reuniones para el año siguiente. Cuando recibo esa hoja, simplemente marco todas las reuniones en mi calendario en ese mismo momento.

Los compromisos anuales son en su mayoría cumpleaños y cosas así. Esos los guardo en una lista en mi ordenador. (Mentí antes, para que la estructura de la frase fuera más legible). Cuando compro nuevo papel de relleno cada año, uso esa lista para marcar esas fechas. Mi tradición es dedicar tiempo el día de Año Nuevo de cada año a copiar las fechas anuales en su espacio en mi calendario.

Una PDA también puede registrar fechas lejanas en el futuro, como conferencias, etc. El papel de relleno que compro para mi PAA viene con una hoja para anotar las fechas de los años futuros. Cuando cambio de papel cada año, me remito a esas páginas y relleno los espacios del calendario correspondientes a este año. He podido reprogramar conflictos de graduaciones y bodas con dos y tres años de antelación.

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